Supplément de la Nouvelle Écosse aux
Conditions générales normalisées des provinces
de l’Atlantique pour les marchés de biens et
services

En vigueur le 1 avril 2007

REMARQUE : En cas de conflit ou de divergence entre le présent supplément et les Conditions générales normalisées des provinces de l’Atlantique, le présent supplément a préséance et sera présumé exact. En cas de conflit ou de divergence entre le présent supplément et les documents d’invitation, les documents d’invitation ont préséance et seront présumés exacts.

Les clauses qui suivent s’ajoutent aux Conditions générales normalisées des provinces de l’Atlantique seulement pour les invitations lancées par le gouvernement de la Nouvelle Écosse .

2. Méthodes de présentation

2.4 Soumissions transmises de façon électronique

2.4.6.1 L’accès aux formules d’invitation électroniques exige un code d’identification de l’utilisateur et un mot de passe qu’on peut obtenir lors du lancement de tout invitation à présenter des soumissions de façon électronique. Le code d’identification de l’utilisateur et le mot de passe peuvent être réutilisés indéfiniment. Les soumissionnaires peuvent modifier leur soumission à tout moment avant la date de la clôture de l’invitation. Pour mettre à jour ou corriger le document, les soumissionnaires auront besoin du code d’identification et du mot de passe dont ils se sont servis pour créer le document.

2.4.6.2 Toute soumission qui est en train d’être corrigée au moment de la clôture de l’invitation est transmise sans les modifications qui sont en voie d’y être apportées. Tous les documents de soumission qui comportent des renseignements partiels ou des champs laissés en blanc lorsqu’ils sont enregistrés peuvent être rejetés. Les soumissions ne peuvent plus être mises à jour ni corrigées après la clôture de l’invitation. Pour confirmer la réception d’une soumission, il suffit de mettre fin à la session, de fermer la soumission électronique, puis d’ouvrir la session à nouveau comme s’il s’agissait d’une session de correction.

2.4.6.3 Si la soumission ou la demande transmise de façon électronique reste affichée à l’écran sans mise à jour, le système mettra fin à la session au bout de 20 minutes. Il se peut que le soumissionnaire ne s’en aperçoive pas avant d’enregistrer ou de présenter sa soumission. Toute tentative d’enregistrement après la fermeture de la session provoquera l’affichage d’un message indiquant qu’une erreur a été générée par le dépassement du temps imparti et donnant les étapes nécessaires à la récupération des données. L’utilisateur devra ouvrir la session de nouveau à l’aide du même code d’identification et du même mot de passe.

2.4.6.4 Après la clôture de l’invitation, les plus bas soumissionnaires conformes qui ont transmis leur soumission de façon électronique seront invités à confirmer les renseignements qu’elles contiennent en faisant parvenir une réponse écrite par télécopieur dans laquelle ils attestent de l’authenticité de leur soumission transmise de façon électronique. Aucune soumission ne peut être transmise de façon électronique si des documents originaux sont demandés (p. ex. : cautionnement de soumission, chèque, échantillon, etc.) ou si l’invitation l’interdit. Les soumissions transmises de façon électronique doivent être acheminées par l’entremise du site Web du bureau des achats. Il est impossible de transmettre les soumissions par courrier électronique ou par un autre moyen semblable.

3. Comment se procurer les documents

3.2.1 On peut se procurer les documents d’invitation en s’adressant directement au bureau des achats à l’adresse suivante :

Public Tenders Office de la Nouvelle Écosse www.gov.ns.ca/tenders

3.2.2 La plupart des documents qu’on peut se procurer auprès du bureau des achats de la Nouvelle Écosse sont gratuits, mais des redevances peuvent être exigées pour des plans ou d’autres documents semblables, conformément aux avis publiés dans le site Web. Les droits exigibles pour l’obtention des documents d’invitation peuvent être payés en argent comptant, par chèque, par mandat, par carte de débit ou à l’aide de Visa ou de MasterCard.

3.2.3 Certaines invitations peuvent être téléchargées directement du site Web. Certaines invitations peuvent autoriser la transmission électronique des soumissions par l’entremise du site Web.

3.2.4 Les soumissionnaires ne sont pas tenus de s’inscrire pour utiliser le site Web, à moins qu’ils désirent transmettre une soumission de façon électronique. Les directives sur l’inscription se trouvent dans l’annonce de l’invitation à soumissionner de façon électronique. L’inscription est gratuite.

3.2.5 Les invitations lancées par le gouvernement de la Nouvelle Écosse peuvent également être publiées par d’autres organismes, comme BIDS ou MERX. Ces renseignements ont été obtenus à titre non officiel du site Web du gouvernement de la Nouvelle Écosse, et le bureau des achats de la Nouvelle Écosse ne peut pas en garantir l’exactitude, le caractère opportun ou l’état. Le gouvernement de la Nouvelle Écosse ne fait pas appel aux services d’un organisme de publication de soumissions.

3.2.6 Les invitations téléchargées (et non les soumissions transmises de façon électronique) doivent être signées et envoyées par télécopieur ou présentées sous forme imprimée.

3.2.7 Si l’invitation a été téléchargée dans Internet, il faut vérifier que le document intégral a été correctement reçu en comparant le document imprimé et la version affichée dans le lecteur Adobe. Le lecteur Adobe devrait donner le nombre de pages, y compris la ou les pages couvertures.

3.2.8 Il faut vérifier si la date et l’heure de clôture qui sont indiquées dans le document imprimé correspondent aux renseignements de l’avis d’invitation dans la page Web.

3.2.9 En cas de difficulté à faire correspondre les documents imprimés à l’avis d’invitation, veuillez entrer en contact avec la personne ressource dont le nom figure dans la formule d’invitation.

3.2.10 Si l’invitation a été téléchargée dans Internet, les soumissionnaires doivent vérifier le site Web dans les 24 heures qui précèdent la présentation de leur soumission pour s’assurer qu’aucun addendum n’a été rendu public.

3.2.11 La possibilité de télécharger les invitations a pour but de rendre service aux soumissionnaires. Le bureau des achats ne peut être tenu responsable des défaillances dans les communications ou les logiciels ni du caractère exhaustif des documents obtenus de cette façon.

4. Enregistrement des fournisseurs

4.1.1 Enregistrement des soumissionnaires : Rien n’oblige les soumissionnaires à s’inscrire auprès du gouvernement de la Nouvelle Écosse pour pouvoir recevoir les documents d’invitation ou soumissionner. Les organismes comme BIDS ou MERX peuvent également annoncer les invitations, mais le gouvernement de la Nouvelle Écosse n’a aucune relation officielle avec ceux ci et ne peut garantir que les documents d’invitation obtenus de ces sources sont complets. Les soumissionnaires qui préfèrent recevoir les renseignements sur les invitations par l’entremise de BIDS ou de MERX doivent s’inscrire auprès de ces organismes et payer les redevances qu’ils exigent pour pouvoir obtenir les documents d’invitation officiels.

4.1.2 Enregistrement des sociétés : Tous les soumissionnaires doivent se conformer à la Corporations Registration Act ou à la Partnerships and Business Names Registration Act de la Nouvelle Écosse. Les soumissionnaires qui sont établis à l’extérieur de la Nouvelle Écosse (et qui ne font pas déjà affaire en Nouvelle Écosse) doivent être titulaires d’un enregistrement équivalent des autorités dont ils relèvent. On peut exiger que soit vérifié si un adjudicataire potentiel est enregistré et en règle avant d’octroyer un marché.

4.1.3 Tous les soumissionnaires doivent être en règle au plan fiscal. On pourra vérifier leur situation fiscale auprès du ministère des Finances et de l’Agence des douanes et du revenu du Canada (TPS/TVH) avant d’octroyer un marché à un adjudicataire potentiel.

10. Modalités de paiement et rabais

10.1.1 Les soumissionnaires qui demandent des conditions ou un calendrier de paiement particuliers doivent les décrire dans leur soumission, à défaut de quoi ce sont les modalités de paiement du gouvernement provincial (paiement net dans 30 jours) qui s’appliqueront.

10.1.2 Les modalités des rabais pour paiement hâtif (délai minimal de 10 jours) peuvent être prises en considération dans l’évaluation des soumissions.

10.1.3 La date de paiement des factures qui comportent un rabais pour paiement hâtif sera calculée à compter de la date la plus reculée entre la réception de la facture et celle des biens et services.

10.1.4 Les modalités des rabais doivent figurer dans la soumission et dans la facture.

23. Confidentialité et accès à l’information

La province de la Nouvelle Écosse doit respecter la loi intitulée Personal Information International Disclosure Protection Act (L.N. É. 2006, c.3). Cette loi crée des obligations pour la province de la Nouvelle Écosse et ses fournisseurs de services lorsque des renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués. Ces obligations comprennent la limitation du stockage, de l’accessibilité et de la divulgation des renseignements personnels au Canada, sauf ceux qui sont nécessaires ou autrement exigés par la loi. Pour de plus amples renseignements, cliquez sur (http://www.gov.ns.ca/just/IAP/governing_law.asp)

27. Langue

27.1.1 À moins d’indication expresse à l’effet contraire, les soumissions, les documents justificatifs, les manuels techniques et la documentation doivent être produits en anglais ou en anglais et en français.

28. Admissibilité et conflits d’intérêts

28.5.1 Le Code of Conduct for Civil Servants du gouvernement de la Nouvelle Écosse restreint la participation de ses employés actuels et passés dans les marchés conclus par le gouvernement de la Nouvelle Écosse. Les soumissions sont assujetties à ce code, et elles peuvent être rejetées si elles y dérogent. On peut consulter le code à l’adresse suivante : http://www.gov.ns.ca/tpb/manuals/PDF/HRMgmtManual500.pdf (Chapitre 9.4)